Будет интересно

Можно ли вести журнал входящей корреспонденции в электронном виде

Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА.

Можно ли вести журнал входящей корреспонденции в электронном виде

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке.


Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму.

Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

  • Важноimportant
    Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
  • Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
  • Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа.
  • Количество листов, в т.

ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
  • Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании.
  • Инструкции № 4.

    Регистрационный индекс приказов по личному составу (75-летнего срока хранения) будет дополнен литерой «к», приказов по личному составу с 3-летним сроком хранения – литерой «л».

    Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме можно регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться следующие группы:

    – приказы о приеме («п»); – приказы о переводе («пд»);

    – приказы об увольнении («ув»).

    В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о») и приказы о командировках («км»).

    При необходимости организация самостоятельно определяет условное обозначение для таких категорий приказов.

    Для регистрации приказов различных групп должны вестись отдельные журналы регистрации.

    Можно ли вести журнал исходящей корреспонденции в электронном виде

    Вниманиеattention
    В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным.

    Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

    Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

    Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

    Можно ли вести журнал входящих документов в электронном виде

    Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

    В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

    Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

    Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

    Носкова Елена

    В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов.

    Можно завести новый журнал, форма такого журнала есть в «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009. В журнале надо проставить оттиски всех действующих в организации печатей и штампов, указать должности, ФИО ответственных за каждую печать (штамп); выдавать их под роспись.

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста:

    1) что именно писать в констатирующей части (преамбуле) и распорядительной в приказе « О передаче журнала учета печати и штампов из бухгалтерии в отдел делопроизводства»?

    2) гл.

    бух как руководитель СП отказывается брать на себя ответственность за печать бухгалтерии, копия верна, т.к. не использует ее в работе и ссылается, что ответственность за данную печать должна нести кассир.

    Инфоinfo
    Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.

    Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.

    Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

    Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

    Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.

    Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

    Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения.

    Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров.

    Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

    При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования.

    Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации.

    Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

    Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку).

    При регистрации документу присваивают регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

    Правила и систему регистрации документов разрабатывают в каждой организации самостоятельно и закрепляют их в локальном нормативном правовом акте (далее – ЛНПА), например в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству.

    Для удобства работы, в т.ч.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *